TRAITEMENT ADMINISTRATIF DE LA CORRESPONDANCE
ORGANISATION DU TRAITEMENT
Secrétariat: Arrivée
L’enregistrement du courrier est effectué à l’aide du logiciel SEMAPHORE selon circulation détaillée ci-après.
Les courriers reçus dans les messageries électroniques des sections techniques sont affectés par les Chefs de Section ou les Assistant(e)s administratifs, sous supervision du Chef de Section à un ou plusieurs experts. Une référence Affaires est également attribuée à chacun de ces courriers. Un numéro « arrivé » est automatiquement attribué à chacun des courriers entrants. L'enregistrement de ces courriers se fait selon des modalités propres à chaque section.
Personnel Technique: Préparation
Sur le courrier électronique qui lui parvient, le personnel technique procède, dès réception, aux opérations suivante :
Vérifie que le courrier et les P.J. lui sont bien destinés et corrige, si nécessaire, l’affectation;
Identifie l’affaire, lui attribue au besoin une référence d’affaire;
Demande éventuellement des compléments nécessaires sur l’intervention attendue ou la réglementation applicable.
Enregistrement des plans
Les plans électroniques peuvent être postés directement par le client dans VPM. Il appartient aux sections concernées d’enregistrer ces plans et de les affectées à l’expert chargé de l’examen.
Les plans électroniques reçus par mail ou directement téléchargés depuis un serveur, sont enregistrés dans VPM. et affectés à l’expert comme indiqué dans le paragraphe précédent.
Personnel Technique: Examen
L’Expert procède à l ‘étude technique à l’aide des référentiels applicables.
Il formule ses observations par écrit dans VPM en les complétant, si nécessaire, de références réglementaires.
Il indique dans VPM le temps passé pour l’examen du plan avant validation.
Si nécessaire, il fait une réponse concertée avec les éventuels autres destinataires lorsque l’attribution du courrier est multiple;
Il indique le temps passé sur MyChronos.
Après supervision, le courrier est envoyé directement des boîtes génériques. L’expert peut éventuellement envoyer un courrier depuis sa boite de messagerie individuelle, il/elle mettra la boite générique en copie pour enregistrement.
Correction des Plans
Les corrections des plans sont faites électroniquement dans VPM soit par les experts soit par les archivistes.
Les documents tamponnés électroniquement sont validés par les Chefs de Section ou une personne de son équipe en accord avec les principes de la the local plan approval office procedure, selon des modalités propres à chaque section.
L’ Expédition
L’expédition de la correspondance papier est assurée par les Services Généraux (SLM ou EDIPOST).