Plans ElEctroniques CONSTITUTION ET ARCHIVAGE DES DOSSIERS D'AFFAIRES

CONSTITUTION ET ARCHIVAGE DES DOSSIERS D'AFFAIRES

Introduction

Cette procédure traite le sujet de la constitution et de l’archivage des documents /plans électroniques selon le fonctionnement actuel du métier.L’ancienne procédure qui traitait ce même sujet pour les documents/plans papiers , selon le précédent fonctionnement du métier est gardée en annexe de cette procédure

Identification des dossiers d'affaires

Tout dossier d'affaire est identifié par un numéro alphanumérique dont la logique est liée à la nature du dossier. Les principes de numérotation sont détaillés ci-après.

Dossier de navire

La référence d'identification est le "numéro de coupe" du navire.

• numéro de registre, si le navire est classé (ex. 38D229) ;

• numéro SNC, pour une étude de structure seule dans le cadre d'une assignation de franc bord national (ex. SNC 2854).

Sous-dossiers

Les dossiers de navires sont subdivisés, si nécessaire, en sous-dossiers correspondants aux différentes disciplines techniques.

Dossiers d'équipement

Les dossiers d'équipements sont identifiés par un sigle correspondant au type d'équipement (cf. Annexe A1.1), complété par un numéro ou par un autre numéro de référence.

Dossier d'études

La référence d'identification est un numéro d'assistance technique ou un numéro AIP, créé dans PRINS.

Constitution des dossiers d'affaires

Contenu

Les dossiers d'affaires sont constitués de documents/plans électroniques identifiés par référence d'affaire et disponibles dans la base VPM.

Les plans postés, reçus par mail, ou récupérés sur un lien externe, sont enregistrés et traités dans les sous-dossiers techniques correspondants.

Un même plan peut être enregistré dans un ou plusieurs sous-dossiers.

Archivage des dossiers d'affaires

Lieux d'archivage

Tous les dossiers, documents, plans électroniques sont stockés dans la base VPM.

Sécurité et confidentialité de l'archivage

• Sécurité: voir the related management procedure, Section 1

• Confidentialité: voir the related management procedure,, Section 2

Durée de conservation de l'archivage

Elle est conforme à l’annexe A1 du § 1.2.1 de la the related management procedure.

Archivage de secours

La base VPM est installée sur 2 serveurs distincts installés dans des endroits différents.

Une sauvegarde différentielle (que les modifications) est effectuée une fois par jour.

Une sauvegarde complète est effectuée tous les dimanches

Les sauvegardes sont gardées 30 jours.

Envoi de plans/documents en externe

Une copie des plans/documents peuvent être fournie à une partie externe au Recognised Organisation (RO), à condition qu’un accord préalable ait été obtenu, par cette partie externe, du propriétaires de ces documents ou de ses ayants droit( Chantiers, fabricants, bureau d’études, etc…)

Appendix — Liste des equipements references

Liste des équipements référencés