SERVICE D'ASSISTANCE EN URGENCE (ERS)

FONCTIONNEMENT DU SERVICE ERS

CONTENU DU SERVICE

Obligations contractuelles

Ces obligations sont précisées dans le contrat signé avec le client dont un spécimen est donné en SPECIMEN DE CONTRAT ERS. Elles concernent la délivrance dans un délai restreint, mais non imposé, de résultats de calcul et de recommandations en matière de :

• équilibre du navire après avarie : tirants d'eau, gîte, caractéristiques hydrostatiques (KM, GM, LCF, LCB),

• caractéristiques de stabilité après avarie : courbe GZ, immersion du pont,

• moments de flexion et efforts tranchants dans la poutre-navire,

• modules de résistance d'ensemble après avarie,

• fuite potentielle d'hydrocarbures en fonction des dimensions et de la position de la brèche (pour les contrats précédant le 95/004).

• Vérification du système endommagé

Ces études sont à effectuer dans le cadre réglementaire suivant (méthode de calcul, critères d'évaluation des résultats)

Toutefois, il conviendra de prendre en compte d'autres facteurs, éventuellement plus restrictifs :

• critères de stabilité requis en cas de navigation prolongée pour gagner un abri,

• immersion de l'hélice, tirant d'eau minimum à l'avant si le navire gagne un port.

Pour les navires non soumis à une réglementation imposant d'étudier la stabilité après avarie, ou soumis à une stabilité probabiliste uniquement, des critères minimum doivent être définis.

Demandes additionnelles possibles

Elles découlent du fait que le Recognised Organisation (RO) dispose des plans du navire et est réputé avoir la compétence et l'expérience nécessaires pour les exploiter.

A titre d'exemple, on peut citer :

• des estimations sur la tenue d'éléments primaires endommagés, fondées sur des calculs de résistance locale,

• l'évaluation de séquences d'opérations pour un déséchouement, un transfert d'hydrocarbures, ou un allègement vers d'autres navires,

• la détermination des réactions d'appui en cas d'échouage,

• l'estimation du moment de houle en fonction des conditions météo sur la zone géographique considérée.

Mise en œuvre du service

Le service est mis en oeuvre grâce à l'action de :

• une équipe d'astreinte (cf ROLES DE L'EQUIPE D'ASTREINTE)

• un responsable ERS (cf ROLE DU RESPONSABLE ERS)

• une assistance technique ERS (cf ROLE DE DA ERS)

• un secrétariat (cf )

• un responsable administratif (cf ).

PREPARATION ET VEILLE

Préparation des données, mise à jour

Pour limiter le plus possible le délai de réponse en cas d'urgence, l'entrée des données générales propres au navire doit être effectuée dès la phase de préparation.

Tous les calculs seront effectués par les programmes réglementaires du Recognised Organisation (RO) fonctionnant sur compatibles PC :

• VeriSTAR Stability ou autres logiciels d'architecture navale utilisés dans le cadre du service ERS pour l'équilibre du navire, la stabilité après avarie et les calculs de moments de flexion et d'efforts tranchants,

• MARS pour le calcul de la résistance longitudinale,

• ARIANE pour les calculs d'ancrage

Mise à jour :

Les modèles MARS et/ou VerisTAR Stability sont mis à jour lorsque de nouvelles données le justifient (ex: transformation, pesée, information transmise par le client,....) après réalisation.

La veille permanente

La veille est assurée en dehors des heures ouvrables par une équipe d'astreinte (formée de trois permanents ayant des compétences complémentaires en stabilité + structure + ancrage) chargée de la veille et de l'intervention..

Les moyens disponibles pour assurer cette veille sont :

• deux téléphones portatifs GSM,

• la liste des personnes à contacter en cas de nécessité (ex : en cas de besoin de relève, …)

• la présente procédure et ses annexes,

• cartes d'accès permanent nominatif à l'immeuble Alto (une par personne)

En cas d'appel pour un test ou une demande de veille d'assistance, le rôle des personnels d'astreinte est défini ci-après et est résumé en logigramme d’intervention.

ROLES DE L'EQUIPE D'ASTREINTE

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Assurer une veille 24 h/24 h pour répondre aux appels des clients qui demandent un service d'urgence dans le cadre d'un contrat ERS ou qui effectuent un test.

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Recueillir les informations initiales sur l'avarie et évaluer, en liaison avec le client, la nécessité de déclencher ou non le processus d'intervention immédiate.

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En cas d'appel :

• Alerter son équipier d'astreinte avant toute prise de décision. En principe le permanent DAHull est appelé en premier et ensuite contacte le permanent DAStab ou l'ancrage. L'inverse est toutefois possible.

• Alerter le M.O. du client.

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En cas d’intervention immédiate, après avoir établi le contact avec son équipier d’astreinte :

• Récupérer l'e-mail de description d'avarie envoyé par le client ou le réclamer par téléphone,

• Confirmer par e-mail au client que l'équipe d'astreinte est opérationnelle,

• Charger les données MARS et du logiciel de stabilité et effectuer les calculs nécessaires.

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Compétences requises pour l'équipe

• Savoir évaluer les besoins d'un client dans une situation de crise,

• Savoir évaluer les conséquences d'une avarie sur la classification d'un navire (dans la mesure où les informations sont suffisantes),

• Savoir utiliser le logiciel adapté pour la stabilité, ou la structure ou l'ancrage avec une expérience d'au moins six mois,

• Ecrire et parler anglais,

• Maîtriser les problèmes concernant les calculs de structure, d'ancrage ou de stabilité et connaître les réglementations applicables.

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En cas d'intervention immédiate, après avoir établi le contact avec son équipier d'astreinte :

• rallier le siège du Recognised Organisation (RO) immédiatement

• récupérer le fax/mail de description d'avarie envoyé par le client ou le réclamer par téléphone,

• confirmer par fax/mail au client que l'équipe d'astreinte est opérationnelle,

• charger les données MARS et ARGOS - VeriSTAR Stability et effectuer les calculs nécessaires.

ROLE DU RESPONSABLE ERS

Organisation du fonctionnement

• Gestion du matériel d’information et de communication (identification des besoins en matériel, proposition d'investissement, centralisation des documents et équipements de réserve)

• Gestion des astreintes hebdomadaires (élaboration et diffusion du planning, suivi du planning, vérification du transfert du matériel d’astreinte à chaque changement d’astreinte)

• Gestion de la procédure d’organisation (conjointement avec les chefs de section DAHull/DAStab)

• Gestion de l’aspect économique (honoraires ERS, primes d’astreintes, production vendue, sous-traitance, rentabilité)

Organisation des contrats

• Rédaction des documents contractuels génériques (évolution, validation, mise à jour)

• Validation de chaque contrat

Suivi de performance

• Contrôle du fonctionnement du service ERS

• Déclenchement d’exercice interne

• Journal d’interventions (constitution, analyse des points durs dans les différentes phases d’intervention, propositions )

NB : utilisation des serveurs suivants :

• DATA_DTO_SENSITIVE/DataERS/D Journal Intervention

Participation aux astreintes

• Membre des équipes d’astreinte,

• Intervenant additionnel en support de l’équipe d’astreinte, dans la mesure du possible.

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En l'absence du responsable, le responsable adjoint tel qu'indiqué Annexe D assurera la suppléance.

ROLE DE DA ERS

Gestion de la base ERS (DATA_DTO_SENSITIVE/DataERS)

• Suivi et mise à jour des documents contractuels génériques

• Suivi et mise à jour des documents de chaque dossier

Gestion de la base VPM d'avancement des dossiers

• Suivi des informations sur avancement

• Bilan d'avancement

• Préparation des réunions mensuelles d'avancement

Préparation et suivi des contrats

• Réponse aux demandes de cotations

• Envoi des contrats

• Suivi des signatures des contrats et relance éventuelles

• Bilan de documentation disponible

• Mise à jour des informations de communication avec le navire ("COM list") à réception du contrat

• Finalisation des livrets de données techniques (préparation des "booklets", envoi au Client, archivage Recognised Organisation (RO))

• Envoie de l'ERS form

• Envoie de l'attestation ERS une fois le service activé

• Facturation au Client

Organisation des astreintes

• Mise à jour hebdomadaire de la liste des bases actives (Mise à jour, impression et remise aux experts d'astreintes)

• Mise à jour hebdomadaire des disques durs de sauvegarde (contenant l'ensemble des base actives)

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En l'absence de l'assistance technique ERS, la suppléance sera assurée temporairement par le responsable ERS.

TRAITEMENT DES CALCULS

Selon l'OPA 90, les calculs et le traitement des informations reçues doivent être entrepris dans les deux heures suivant l'appel du client.

Les calculs seront effectués en priorité avec du matériel de type ordinateur PC ou sur tout autre poste de travail jugé plus approprié. Les résultats seront communiqués au client par mail normalement signé par l'expert de l'équipe d'astreinte.En cas d'imprévu relatif au traitement des calculs, les experts d'astreinte pourront appeler le Chef de Section DAHull ou de DAStab ou de DAR&P(Hydro mooring)).L'équipe d'astreinte peut être amenée à donner au client les informations suivantes lors d'une intervention ERS :

1. moments et efforts tranchants en plusieurs sections du navire, avec compartiments envahis et/ou échouage le cas échéant.

2. calcul de la force de réaction en cas d'échouement.

3. équilibre statique du navire après avarie ; tirants d'eau, assiette, courbes hydrostatiques, GZ, immersion du pont, évaluation des résultats des calculs de stabilité.

4. évaluation de la résistance longitudinale au voisinage de la zone endommagée.

5. appréciation des valeurs des moments et efforts tranchants obtenus par rapport aux valeurs admissibles, le long du navire ; le moment de houle pourra tenir compte de l'état de mer pendant la durée de l'opération (voir EVALUATION DU MOMENT DE HOULE).

6. Tenue à l'ancrage

Les calculs sont effectués pour le navire au neuvage, les limites (contraintes, moments admissibles, efforts tranchants) tenant compte d'une usure généralisée de 10 %.

Les calculs ci-dessus peuvent être effectués pour plusieurs conditions de chargement proposées par le client.

CONTROLE DU FONCTIONNEMENT DU SERVICE ERS

Responsabilité de mise en oeuvre

Le Responsable du Service ERS.

Principes

Appel périodique de vérification

Si les communications ERS n’ont pas été sollicitées par les clients lors des tests ou d’interventions réelles pendant plus de 6 mois, le Recognised Organisation (RO) réalise un test qui comprend :

• l’appel de deux numéros de téléphone d’urgence par le responsable du service ou l'assistante technique

• la mise en communication des personnels d'astreinte coque (DAHull), stabilité (DAStab) et ancrage.

Les résultats du test sont consignés dans un journal d'intervention tenu à jour par le responsable du service ERS.

Exercices

L’exercice complet, incluant le déplacement du personnel concerné au Siège Social, est normalement déclenché à l'initiative des Clients.

Il doit y avoir au moins une intervention par an. Il revient au responsable du service ERS de lancer des exercices pour respecter ce critère. Le déroulement de l’exercice sera résumé dans le cahier cité en Appel périodique de vérification.

BASE DE DONNES

Il existe deux bases de données:

1. Boîte mail Recognised Organisation (RO) ERS,

2. VPM.

Les adresses de ces bases sont données en ADRESSE DES BASES DE DONNEES.

Appendix — SPECIMEN DE CONTRAT ERS

SPECIMEN DE CONTRAT ERS

Veuillez voir la pièce jointe

Appendix — logigramme d’intervention

Logigramme d’intervention

Appendix — EVALUATION DU MOMENT DE HOULE

EVALUATION DU MOMENT DE HOULE

Si MHV est le moment de houle réglementaire à 10-8, la valeur à prendre en compte (Mo) pour une opération à court ou moyen terme peut s’évaluer comme suit :

1. Opération de courte durée avec couverture météo garantissant un état de mer maximum (Hs, Tma) avec :

   Hs = hauteur de houle significative de l’état de mer (de crête à creux)

   Hmax = 1,86 Hs = hauteur de houle maximum de l’état de mer

   L = longueur d’échantillonnage du navire

   

2. Opération s’étalant sur plusieurs jours mais restant inférieure à 1 mois

   On adopte le moment de houle à 10-6, soit :

   

Des mesures particulières peuvent être demandées, par exemple :

• navigation à moins de 24 h d’un abri,

• remorqueur d’assistance,

• préparation du navire à un remorquage, etc...

Appendix — ADRESSE DES BASES DE DONNEES

ADRESSE DES BASES DE DONNEES

1. Boite Mail ERS - Serveur: SEMAPHORE - Adresse: daers@bureauveritas.com 2. Liste des navires - Serveur: VPM - Adresse: www.veristarpm.com